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北京市西城区重点拆迁工程档案建档流程

上传时间:2011年07月27日 )
北京市西城区重点拆迁工程档案建档流程
文章作者: 来源:《中国档案报》 添加时间:2011-7-22 点击:106
 

    重点拆迁工程档案是指在重点拆迁工程建设过程中形成的与拆迁建设工程各项活动有关的,对国家、社会、单位以及个人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。拆迁工程档案既是拆迁工程建设全过程的真实记录,又是证明工程建设质量、维护百姓利益的重要依据。目前,北京市西城区重点拆迁工程档案建档工作分为以下6个步骤。

    第一步:同步介入,整章建制

    重点拆迁工程档案建档工作与工程进度应保持同步。区档案局馆会同重点拆迁工程建设单位,做好工程资料的监管工作。深入调研拆迁工程项目涉及的主要单位、拆迁范围、拆迁年度等内容,制定《重点拆迁工程档案的归档制度》,内容包括:各门类档案统一收集和集中保管原则;收集鉴定的标准;归档范围和划分保管期限(永久和长期);归档时间与质量要求等。

    第二步:制定《重点拆迁工程项目档案的工作方案》,确定具体工作内容和完成时限

    1.确定归档材料的种类和内容

    种类主要包括:有保存价值的基建文书、拆迁材料、基建会计档案、照片档案、录音录像、实物等。

    基建文书内容:市、区制定的成立拆迁指挥部的文件、工作方案、请示与批复、会议记录或纪要、工程报告和总结、宣传动员材料、简报、统计表等。

    拆迁材料内容:住宅房屋拆迁货币补偿协议、交房通知单、房屋拆迁评估结果报告的附表、公房购房协议、房本复印件、租赁合同证等特殊文本等。

    照片档案内容:拆迁区域旧貌照片,拆迁中、拆迁后的对比照片,拆迁工程人员工作照,拆迁办公地址照,居民办理拆迁手续等能够记载拆迁工作过程的各类照片。

    基建会计档案内容:拆迁指挥部形成的各种财务报告、账簿、凭证及其他会计核算材料。

    录音录像内容:为拆迁工程专题召开的重要会议录音和录像。

    实物内容:拆迁指挥部在工作中产生或收集的证书、锦旗、牌匾、拆迁区域内的标志、纪念性实物等。

    2.确定整理方法与分类排序

    重点拆迁工程档案按“基建工程档案”方法进行整理。档号编制按照:全宗号——基建代字——工程项目代号——案卷号。不同门类排列顺序按照:基建文书、拆迁协议书、照片、录音录像、基建会计分类排序,编制大流水号。

    3.确定完成时限

    依据产生的材料多少,收集材料的齐全完整情况,材料内容形成的质量,整理文件的人员数量等情况,确定归档完成时限。

    第三步:组织培训

    对整理档案的具体工作人员依据《重点拆迁工程项目档案的工作方案》进行实操培训。培训内容包括:拆迁工程档案的收集范围与归档期限;归档鉴定方法;整理标准;档案工作人员保密观念等。

    第四步:文件整理

    第一阶段:按照基建档案分类要求,将基建文书与拆迁类文件材料分开。

    第二阶段:整理、组卷。归档文件应齐全完整,文件整理工作步骤如下:

    1.基建文书类。按单位产生的不同文种分开,并剔除内容重复和无价值的文件。案卷题名:工程项目名称+内容(专业)+文件名称。案卷采用“三孔一线”方法装订。

    2.拆迁类材料。案卷的排列顺序按照拆迁协议书顺序排列卷号。

    a.初步整理立卷。按“拆迁户”组卷,一户一卷,其他基建材料按相同内容组卷。

    b.排列卷内文件材料。(1)拆迁协议(2)领款凭证(五联单)(3)组织机构代码证、拆迁款发放明细单、企业法人营业执照、租赁合同复制件(4)租赁合同证等特殊文本(5)其他材料。

    c.草拟案卷标题。标题结构为:工程名称+拆迁协议时间(年度)+街(胡同)名称+门牌号+被拆迁人名(单位名称)+拆迁协议书等材料。例如:××工程2011年××胡同×号张××、刘××、李××。

    d.编页号。页号用签字笔填写,单面书写的文字材料页号和双面书写的文字材料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角。

    第三阶段:录入。文件整理组卷完毕后,以“卷”为单位录入“基建档案管理软件”。

    第四阶段:编目、装盒。编制打印档案目录、备考表及案卷目录,并装订成册,方便提供利用。将案卷按顺序装入档案盒,填写盒封面和盒脊。

    第五步:实时进行监督指导

    区档案局馆对拆迁工程档案建档工作进行实时监督指导,发现问题及时与相关部门协商沟通,及时解决。

    第六步:档案局馆组织检查和验收

    经区档案局馆验收合格的档案,移交有关单位综合档案室。按照《档案法》规定,待满10年后,移交区档案局馆。

    重点拆迁工程档案经协商也可直接移交区档案馆。对重点拆迁工程档案利用有特殊要求的,档案馆与移交单位签订《档案利用协议书》,确定调阅档案人员范围和档案利用手续,以确保档案安全。

    (本文由北京市西城区档案局馆周旭辉、邢晶晶供稿)

    原载于《中国档案报》2011年7月22日 总第2183期 第二版

 


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